Cómo funciona una secretaria virtual

La atención telefónica de cualquier empresa es primordial para la captación de clientes. En muchas ocasiones, una llamada es el primer paso de obtención de los clientes, por ello mismo en todas las empresas debe haber un servicio de atención telefónica profesional desde el primer momento.

Una empresa donde ofrecemos nuestros servicios desde los inicios, es AMG Informática una empresa dedicada a la informática alrededor de 10 trabajadores divididos en varios departamentos. Concretamente un departamento de programación compuesto por 5 personas, un departamento de servicio técnico compuesto por 3 personas, y 2 comerciales.

Al ser varias personas las que componen la empresa, las llamadas recibidas pueden desviarse a un departamento u otro, y al mismo tiempo destinarlas a una persona en concreto. Sabiendo cómo funciona a grosso modo, pasamos a detallar el funcionamiento desde que un cliente realiza una llamada, hasta que se le atiende correctamente.

Cómo funciona una secretaria virtual paso a paso – Protocolo de actuación

Los protocolos de actuación de cada empresa se pueden establecer al realizar el contrato con SVAE Secretaria Virtual, por lo que nos podemos adaptar a las necesidades de cada empresa, ofreciendo así el mejor servicio para la atención telefónica.

1. Un cliente llama reportando un error en un ordenador.
2. La llamada la recibe un profesional de nuestro call center, indicando quién es, de qué empresa llama y el problema que reporta.
3. Según el protocolo establecido con AMG Informática, la llamada es transferida al departamento de servicio técnico al operario disponible en ese momento.
4. La llamada queda desvinculada de SVAE, y pasa a ser recibida por el técnico de AMG Informática que entrará en contacto con el cliente de forma automática.

Imaginemos que en el momento que llama algún cliente, la oficina de AMG Informática está cerrada o no hay ningún operario disponible para atender la llamada. El protocolo de actuación establecido es el envío de un correo electrónico automático en el que se indica el nombre del cliente, empresa de la que llama así como la necesidad.

Gracias a nuestro funcionamiento establecido, podrás tener tu empresa funcionando las 24 horas del día, los 365 días del año. No importa que sea fin de semana, festivos, etc… nosotros estaremos siempre con disponibilidad para tus clientes. ¡Así no se te escapará ninguna posible venta!

¿Qué te parece nuestro protocolo de actuación de secretaria virtual? ¿Quieres probarlo en tu empresa? Te lo ofrecemos de forma gratuita durante el primer mes.