Atención telefónica para administradores de fincas
Gestionamos incidencias y avisos de vecinos
como si fuéramos su despacho
¿Tu despacho no puede atender
todas las llamadas de vecinos?
En la administración de fincas, las llamadas son constantes: incidencias, urgencias, consultas de vecinos…
Cuando no se pueden atender todas, se generan problemas en la gestión y en la satisfacción de las comunidades.
- llamadas de vecinos que no se atienden
- incidencias urgentes que se retrasan
- saturación del despacho
- quejas por falta de respuesta
- pérdida de control en la gestión de comunidades
SVAE resuelve este problema gestionando las llamadas de tus comunidades como si fuéramos parte de tu despacho.
Una solución real para gestionar las llamadas de tus comunidades
El servicio de asistencia virtual de SVAE permite a los administradores de fincas delegar la atención telefónica y la gestión de incidencias sin perder el control.
Nos adaptamos a los protocolos de tu despacho para atender llamadas de vecinos, registrar incidencias y gestionar avisos como si fuéramos parte de tu equipo.
Así consigues mantener la calidad del servicio sin saturar tu día a día.
Externaliza la atención telefónica y libera a tu equipo de interrupciones constantes.
Dedica tu tiempo a tareas de valor y mejora la gestión de tus clientes.
Tus comunidades siempre atendidas, incluso fuera de horario.
Equipo profesional que sigue tus protocolos y tu forma de trabajar.
Así gestionamos las llamadas de tus comunidades
Así es como funciona el servicio de SVAE en un despacho de administración de fincas:
- Desvías las llamadas a nuestro equipo
- Atendemos a los vecinos siguiendo tus protocolos
- Registramos incidencias y avisos
- Te enviamos toda la información en tiempo real
Sin perder llamadas. Sin interrumpir tu trabajo.
Definimos contigo cómo atender cada tipo de llamada: incidencias, urgencias o consultas.
Respondemos como si fuéramos tu propio despacho.
Nuestra plataforma de recepción de llamadas está conectada a una plataforma de incidencias web, con acceso propio para cada administrador y finca, a la que tendrá acceso en todo momento el personal designado por el cliente.
El sistema recogerá tanto las situaciones habituales de atención personal y telefónica de los administradores, como aquellas excepcionales que pudieran plantearse pero que deben ser conocidas para alcanzar el mayor grado de eficacia en la respuesta.
Dentro de este servicio de asistencia virtual para administradores de fincas existe la opción de contar con el apoyo de nuestra APP. Con ella el cliente podrá recibir en su terminal móvil las gestiones e incidencias que se vayan tramitando, así como gestionarlas. Además disponemos de APP para sus proveedores/operarios.
Cada aviso queda registrado, organizado y accesible para tu despacho y tus proveedores.
- Sin pérdidas de información
- Sin llamadas cruzadas
- Sin descontrol
Clientes destacados que confiaron en SVAE
Trabajamos con empresas de distintos sectores que necesitan garantizar a sus clientes una atención inmediata y de calidad, sin importar el día ni la hora.
Nuestra experiencia y el trato humano de nuestro equipo nos convierten en un aliado en quien puedes confiar para proyectar una imagen sólida, profesional y siempre disponible.
Cuéntenos su caso y le explicamos cómo podemos ayudarle a gestionar las llamadas de sus comunidades sin saturar su despacho.
- Sin compromiso
- Adaptado a su forma de trabajar
En menos de 24h nos pondremos en contacto con usted.
Empiece a mejorar su atención telefónica desde esta misma semana.
Acuerdos de colaboración
Preguntas Frecuentes
¿En qué consiste el servicio de atención telefónica para administradores de fincas?
Es un servicio de recepción y gestión de llamadas pensado específicamente para administraciones de fincas. Atendemos en nombre de su despacho, recogemos los datos del vecino, clasificamos la llamada (consulta, incidencia o urgencia) y actuamos según el protocolo que hayamos definido juntos. Todo con atención 100 % humana, sin locuciones ni robots.
¿Podrán mis vecinos notar que la atención está externalizada?
Nuestro objetivo es que el vecino tenga la sensación de estar hablando con su administración de confianza. Por eso, trabajamos con un guion y un protocolo personalizado: usamos el nombre de su despacho, su forma de presentarse y sus indicaciones para cada tipo de llamada. De este modo, la experiencia es coherente con su marca y su forma de trabajar.
¿Qué tipo de incidencias gestionáis para las comunidades?
Gestionamos las incidencias habituales de cualquier comunidad de propietarios: averías de ascensores, problemas de electricidad o fontanería, filtraciones, accesos, porteros automáticos, limpieza, mantenimiento de zonas comunes, entre otras. En cada caso seguimos los pasos acordados con usted: registro, clasificación, aviso a proveedor, comunicación al administrador o al presidente, etc.
¿Ofrecéis atención 24 horas para urgencias?
Sí. Podemos atender llamadas e incidencias las 24 horas del día, los 365 días del año. Fuera del horario de oficina filtramos qué es realmente urgente según el protocolo que definamos con su despacho y activamos el procedimiento correspondiente (avisar a un técnico, contactar con el administrador de guardia, informar al presidente, etc.).
¿Cómo me informáis de las llamadas y de su estado?
Cada llamada queda registrada en nuestra plataforma de incidencias. Usted puede consultar en cualquier momento quién ha llamado, el motivo y las acciones realizadas. Además, le enviamos avisos por los canales que prefiera: correo electrónico, panel web o app, para que tenga siempre el control de lo que está ocurriendo en sus comunidades.
¿Cómo se define el protocolo de actuación para mi administración?
Antes de empezar, analizamos con usted el tipo de comunidades que gestiona, los servicios que tiene contratados y los procedimientos que ya utiliza. A partir de ahí, diseñamos un protocolo claro: cómo saludar, qué datos recoger, qué es urgente y qué no, a quién avisar en cada caso y por qué canal. El protocolo es revisable y puede ajustarse con la experiencia del día a día.
¿Qué ocurre si recibís muchas llamadas en un mismo momento?
Contamos con un equipo preparado para absorber picos de llamadas, por ejemplo en momentos de incidencias generales o climatología adversa. Nuestro objetivo es que ninguna llamada se quede sin atender y que todas las incidencias queden registradas correctamente, de forma que usted no tenga que reforzar plantilla interna en esos periodos.
¿Cómo protegéis los datos de mis comunidades y propietarios?
Tratamos todos los datos de acuerdo con la normativa vigente de protección de datos (LOPDGDD y RGPD). Firmamos los acuerdos necesarios como encargado del tratamiento y aplicamos medidas técnicas y organizativas para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información de sus comunidades y propietarios.
¿En cuánto tiempo puede estar activo el servicio para mi despacho?
Una vez definidos el protocolo de actuación, los horarios y los canales de comunicación, podemos poner el servicio en marcha en un plazo aproximado de 24 a 48 horas. A partir de ese momento, sus teléfonos ya pueden derivarse a nuestro equipo y comenzamos a atender llamadas e incidencias siguiendo sus instrucciones.