La gestión del tiempo es una de las cosas que más puede hacer aumentar la productividad de una empresa. Aun así, es una de las asignaturas pendientes de muchas de ellas. Además, hace que toda la plantilla se sienta mucho más motivada al conseguir terminar sus tareas de forma eficiente, sin presión ni estrés al seguir un método y una buena organización común a todo el equipo. Talleres, charlas, cursos de formación… Hay muchas opciones para aprender a gestionar el tiempo de forma eficiente. Pero si precisamente es de tiempo de lo que no dispones para acudir a este tipo de eventos. Hoy queremos compartir contigo algunas herramientas para mejorar la gestión del tiempo en empresas que pueden ayudarte en tu día a día, para ser cada vez un poco más productivo y disfrutar de tu trabajo.
Aprende a gestionar tus proyectos: sobre todos aquellos en los que intervienen muchos y muy diferentes profesionales. Puedes crear listas de tareas e ir actualizando el punto en el que se encuentra cada una de ellas. Así, todas las personas que forman parte del proyecto podrán saber a con solo un click en qué estado se encuentra. Lo que ahorrará interminables hilos de correos electrónicos o llamadas de teléfono que interrumpan tu actividad sin necesidad.
Mantén tus ideas organizadas: tomar apuntes estaba bien cuando estabas estudiando. Pero… ¿cuántas veces perdías cosas importantes entre aquellos papeles? Si ahora te mueves por la oficina del despacho a la sala de clientes, sales a una visita, viajas un par de días a buscar nuevos proveedores… Puede que te pase lo mismo con esas notas que tomas en las diferentes reuniones a las que asistes. Por eso, es imprescindible que cuentes con aplicaciones en tu teléfono móvil que te permitan tomar notas, grabar audios, incluir fotos… Y que puedas organizar cada una de ellas por temáticas, para que cuando necesites consultarlas las encuentres de una forma muy sencilla y totalmente estructurada. Y deja de perder el tiempo y la paciencia buscando entre una montaña de papeles.
Controla tu tiempo: ¿Sabes qué tareas te llevan más tiempo? ¿En cuáles inviertes más del necesario? Estos datos pueden ayudarte a saber de qué manera distribuyes tu tiempo durante tu jornada laboral, para así poder organizarte mejor y aprovechar al máximo tu día. La mayoría de trabajos siguen una rutina y tú mejor que nadie sabes cuánto deberías invertir en cada actividad. Platéate cuánto dedicar a cada cosa y ayúdate de un temporizador para saber si cumples lo que te has marcado. No se trata de hacer una competición ni de que trabajes bajo presión. Sencillamente es otra de las muchas herramientas para mejorar la gestión del tiempo en empresas, que pueden ayudarte a ser más productivo y a distribuir tu jornada de la mejor forma posible.
Tu calendario siempre presente: Utilizar un calendario online puede también ayudarte a ser más productivo ya que en él podrás marcar reuniones, visitas a clientes… En definitiva, todo aquello que suele “robarte más tiempo”. Tu agenda de toda la vida es un apoyo, pero complementarla con un calendario online donde puedas ofrecer horas disponibles para poder concertar una cita contigo es una gran ayuda. De esta forma, evitarás que se solapen fechas ya que lo tendrás todo controlado a través de internet. Además, podrás activar las notificaciones para que te avisen con la antelación que prefieres de qué evento tienes pendiente. ¿Hace eso tu agenda de siempre?
Cuenta con un servicio de secretaria virtual: sin duda una de las herramientas para mejorar la gestión del tiempo en empresas más efectiva. Derivar las llamadas del día a día e incluso la de aquellos momentos en los que la empresa permanezca cerrada. Es la mejor forma de gestionar tu tiempo, planificando tus tareas sin que la metodología de trabajo sea interrumpida. En SVAE llevamos años formando parte del equipo de diferentes empresas, atendiendo sus llamadas como ellos mismos lo harían, para ofrecer la mejor información tanto a sus clientes como a las propias empresas, cuando desean conocer el tipo de llamadas que han recibido y poder así gestionarlas en el momento que quieran.
Puede que ya conocieras muchas de las herramientas para mejorar la gestión del tiempo en empresas de las que hemos hablado, pero aún no hayas puesto en práctica alguna de ellas. Por eso, ahora que en verano las jornadas de trabajo suelen ser más sosegadas, es el momento perfecto de comenzar a utilizarlas para coger el ritmo de cara al nuevo curso. Contrata tu asistente virtual y nos ocuparemos de todas las llamadas que entren en tu empresa para que puedas gestionar tu tiempo como te sea más cómodo y productivo. Además, cuando te vayas de vacaciones, al igual que tus herramientas digitales para gestionar el tiempo, seguiremos trabajando para que no pierdas ningún contacto. ¡Y saca siempre el máximo partido!
