Organizar un evento no es una tarea sencilla. Requiere de mucha coordinación tanto con los distintos proveedores que tengamos, como con los propios colaboradores de la empresa que estén trabajando en su desarrollo.
Además, el nivel de dificultad es mayor cuando el número de invitados crece. En este artículo hablaremos, precisamente, de cómo podemos organizar un evento de empresa y lograr, de paso, que los invitados a él asistan. Parece fácil, pero no lo es.
Consejos para organizar un evento de empresa y que la gente vaya
Para organizar un evento de empresa y hacer que la gente vaya, debemos pensar con creatividad y tener varias ideas en el bolsillo para usar si hiciera falta. Aun así, el primer paso para asegurarte de que la gente asistirá es con la confirmación.
Envío y confirmación
Podemos desarrollar el mejor evento para lanzar un producto o un servicio, pero si no realizamos de manera ordenada el proceso del envío de invitaciones y la confirmación de la asistencia, no servirá de nada.
Una base de datos actualizada nos debe dar la pauta para anticiparnos al éxito de lo que estemos preparando.
Una vez que enviemos las invitaciones a la base de datos actualizada, debemos confirmar asistencia después de hacer lo propio con la recepción de invitaciones. Para ello, nada mejor que contratar una empresa que realice las llamadas por nosotros y se encargue, además, presentar el evento de una manera profesional para que nuestra imagen quede reforzada.
Una llamada telefónica uno a uno con un equipo profesional harán que la labor de convencimiento para su asistencia sea determinante.
Consejos para hacer eventos en los que sí vaya la gente
Hacer que la gente vaya a un evento empresarial depende de muchos factores. Muchos de estos podemos controlarlos, pero otros serán difíciles. Para aquellos que sí podemos, hay algunos consejos interesantes que debemos conocer.
Ajustar nuestro mensaje
El mensaje es crucial para atraer a la gente a un evento comercial. Es ahí donde la mercadotecnia juega un papel fundamental a la hora de conectar con el público objetivo. Una buena campaña en diferentes medios, impresos, audiovisuales, digitales, etc. es importante ya que cada medio llega a diferentes segmentos.
El impacto de nuestro mensaje también dependerá de la inversión que realicemos en la campaña.
Segmenta, divide y atrae por igual
Cuando tengamos el mensaje que queremos, debemos segmentarlo y atraer a público con distintas características; también de diferentes formas y, claro, en fechas variadas. Es decir, si queremos lanzar un servicio al mercado que va dirigido a niveles socioeconómicos distintos, atendamos de manera distinta a unos y otros.
Hay otros factores que determinan que hagamos un evento dividido, como la ubicación geográfica, las aficiones, etc. Con esta estrategia, el mensaje último será más impactante.
El formato del evento, clave
Si tenemos la experiencia de realizar eventos de empresa y con lo mismo siempre obtenemos el mismo resultado, salgamos de la caja, pensemos diferente y cambiemos.
Los cambios, sobre todo si son creativos, pueden hacer que el interés crezca e incluso podamos recuperar invitados que dejaron de asistir por aburrimiento.
Dependiendo del segmento, podemos hacer alguna actividad dinámica que tenga poco que ver con el producto o servicio que harás, como un encuentro gastronómico, un foro con personajes de interés del segmento, una ponencia importante, un acto para socializar, etc.
Amplia tu programa
Si vamos a realizar un evento de empresa, no solo nos ciñamos a eso. Ofrezcamos otras alternativas, asociémonos con alguna empresa que no sea nuestra competencia directa y hagamos algo diferente.
¿Has visto cómo en la música hay tantas colaboraciones entre cantantes? El motivo es claro: porque cada cantante quiere llegar a nuevas audiencias.
No olvidemos que la unión hace la fuerza. Cuanto más contenido atractivo ofrezcamos en nuestro evento de empresa, mucho mejor, más interés habrá y más confirmaciones.
Utilicemos la tecnología
Hagamos eventos con extensiones digitales para que se puedan viralizar y generar interés entre nuestros invitados. Las redes sociales son un arma muy poderosa para lograr ese objetivo. Por medio de ellas.
Aprovechémosla de hecho para organizar dinámicas interactivas con los productos y marcas que queremos lanzar en nuestros eventos. Un ejemplo puede ser la utilización de realidad virtual. Esa experiencia puede estar bien valorada por los invitados.
Plan de acción
Un paso clave para organizar un evento en Madrid y recibir muchos invitados comienza por el establecimiento de una agenda con los pasos a seguir. Posteriormente, debemos definir qué tipo de actividades vamos a tener o desarrollar en él para que sea muy atractivo. Cumplir con este plan de acción posiblemente nos haga obtener un resultado exitoso.
Organizar un evento no es una tarea sencilla. Requiere de mucha coordinación y dedicación para lograr que el resultado sea el idóneo. Contrata a una empresa como Asistente Virtual y deja que tu imagen suba de nivel con la presentación personalizada del evento y la confirmación de asistencia de los invitados.
