La gestión de una clínica debe ser realizada de forma eficiente para poder alcanzar sus objetivos y ofrecer el mejor servicio a sus pacientes. La gestión de citas es una de esas tareas que más tiempo y esfuerzo consumen en este tipo de negocios.
Implementar el mejor sistema para gestionar llamadas y citas debe ser una prioridad para que una clínica eleve su nivel de calidad de servicio, haciendo un mejor uso de su tiempo y recursos. Hoy en día existen en el mercado opciones avanzadas para instalar un asistente virtual telefónico y optimizar y potenciar la atención de llamadas y gestión de citas de una clínica.
Por qué es importante la gestión de citas
En una clínica la gestión de las citas de los pacientes es uno de los procesos más importantes a realizar. De hecho, contar con un sistema sencillo y eficaz es imprescindible para poder ofrecer el mejor servicio a los pacientes y obtener múltiples beneficios, como por ejemplo:
- Aumentar la satisfacción del paciente. Los pacientes serán atendidos de forma puntual según marque la cita que han reservado, por lo que su nivel de confort y satisfacción será mucho mayor.
- Mejorar el funcionamiento de la clínica. El trabajo en la clínica será más fluido y eficiente al poder organizarse mejor con un buen sistema de citas.
- Reducir el trabajo del personal. El personal se ve liberado con una gestión automatizada de citas como implementar un asistente virtual telefónico.
- Mejorar la imagen de la clínica. Una buena gestión de citas proyectará una mejor imagen, relacionada con la seriedad y profesionalidad.
- Reducir los costes. Los costes disminuyen al realizar un mejor uso de los recursos (tanto materiales como humanos).
Cómo atender las citas en una clínica de manera eficiente
Veamos una serie de recomendaciones para poder gestionar citas y llamadas en una clínica
Utilizar un asistente virtual telefónico
Implementar un call center para clínica es la mejor decisión para poder gestionar citas y llamadas de forma eficiente. Este tipo de sistemas utilizan tecnología de última generación que aprovecha internet y la telefonía IP para ofrecer un mejor servicio al paciente.
Los puntos fuertes de un asistente virtual telefónico para clínicas son:
- Es un sistema escalable que permite añadir nuevas líneas de teléfono de manera rápida y sencilla, adaptándose a las necesidades de la clínica en cada momento.
- Gestión avanzada de usuarios para asignar distintos roles y permisos de acceso.
- Implementar un sistema de confirmaciones de cita utilizando sistemas de alerta basados en correo electrónico o mensajes SMS. También permite enviar recordatorios automatizados a los pacientes para recordarles que una cita en la clínica está próxima, con lo que se reducirá el número de cancelaciones o no asistencia a citas.
- Crear un sistema de citas adaptado a los horarios y características propias de la clínica.
- Facilitar el trabajo de organización y atención dentro de la clínica (médicos, auxiliares, enfermeras, personal de administración…).
- Permite acceder al historial de llamadas para tener un mayor control de la asistencia al paciente y del trabajo del personal de atención al público de la clínica.
- Disponibilidad total en caso de que la clínica quiera ofrecer servicios 24/7 es decir, durante todos los días y horas del año.
- Gestión de varios calendarios para clínicas con distintos profesionales (consulta de medicina general, oftalmología…).
Automatizar procesos y tareas
Utilizar una buena solución de gestión de clínicas permitirá disponer de toda la información centralizada para poder asignar las citas y atender consultas telefónicas de manera más rápida y eficiente.
Al automatizar la atención de llamadas entrantes se libera tiempo del personal que podrá ser más eficiente y productivo.
Poner el foco en el paciente
Además de implementar un buen sistema de call center y automatizar las tareas repetitivas y tediosas relacionadas con la atención telefónica, para mejorar la gestión de citas de una clínica es necesario poner el foco en el paciente.
El objetivo principal de la atención debe ser mejorar el nivel de satisfacción del paciente para lo que es necesario tener en cuenta todo el ciclo de interacción con el mismo. Desde el primer contacto, pasando por el momento de coger la cita, hasta el día de atención y el servicio post cita.
Optimizar todo el proceso de relación con el paciente conseguirá que confíe más en la clínica y la recomiende en sus círculos cercanos.
Gestionar citas en una clínica es uno de los procesos claves del negocio. Permite aprovechar mejor el tiempo, incrementa la satisfacción de los clientes y libera al personal de muchas tareas manuales. Todo ello les permite dedicar tiempo a otros procesos que aporten mayor valor.
Para gestionar de forma eficiente las citas de una clínica, el uso de un asistente virtual telefónico es la mejor alternativa. Estos sistemas utilizan tecnología avanzada para automatizar muchas tareas habituales, consiguiendo un mayor grado de rapidez y eficacia.
