Servicio de secretaría virtual
para empresas
Externaliza la recepción de llamadas, la gestión de citas, reservas e incidencias con un equipo humano
que atiende en nombre de tu empresa y siguiendo tus propios protocolos.
Atención humana y personalizada · Horarios adaptados · Servicio 24/7 · Teléfono, WhatsApp y email
Una secretaría virtual que trabaja como parte de tu empresa
Contar con una secretaría virtual permite mantener una atención profesional sin necesidad de incorporar personal interno. Nuestro equipo responde utilizando el nombre de tu empresa, aplica los protocolos que hayas definido y gestiona cada llamada según las necesidades de tu negocio.
Podemos recibir consultas, filtrar y transferir llamadas, gestionar citas o reservas, registrar incidencias y trasladar la información a las personas responsables. Tú decides qué hacemos, cuándo atendemos y cómo debemos actuar en cada situación.
Atendemos en nombre de tu empresa y seguimos tus propios protocolos, mensajes y criterios de actuación.
Puedes contar con nosotros durante tu jornada habitual, en momentos de mayor actividad o las 24 horas, los 365 días del año.
Evita las interrupciones constantes y permite que tu equipo se concentre en las tareas que realmente requieren su atención.
Consulta las llamadas y gestiones realizadas y mantén el control sobre la atención que reciben tus clientes.
¿Qué es un servicio de secretaría virtual?
Una secretaría virtual es un servicio externalizado que permite a empresas y profesionales delegar la recepción de llamadas, la atención de consultas y determinadas tareas administrativas sin contratar personal.
Cuando una persona llama a tu número habitual, la comunicación se desvía a nuestro equipo. Antes de responder, identificamos a qué empresa pertenece la llamada y atendemos utilizando su nombre. Para quien contacta contigo, la experiencia es la misma que si estuviera hablando directamente con tu propia recepción.
La diferencia está en que no nos limitamos a recoger un nombre y un teléfono. Podemos ofrecer información, gestionar citas, registrar incidencias, realizar reservas, transferir llamadas o trabajar con las herramientas que utilice tu empresa, siempre de acuerdo con las instrucciones previamente establecidas.
El servicio puede utilizarse como apoyo durante determinados horarios, para cubrir picos de actividad, vacaciones o ausencias o como solución permanente de atención telefónica.
¿Qué puede hacer una secretaría virtual
por tu empresa?
El servicio se configura según las necesidades de cada negocio. Puedes utilizarlo únicamente para recibir llamadas cuando tu equipo está ocupado o delegar una gestión más completa de la atención al cliente.
Antes de comenzar, definimos contigo qué consultas puede resolver nuestro equipo, qué información debe solicitar, cuándo debe transferir una llamada y cómo actuar ante cada incidencia.
Contestamos utilizando el nombre de tu empresa y ofrecemos la información que hayas autorizado previamente.
Identificamos el motivo de la llamada y la transferimos únicamente cuando sea necesario y la persona responsable esté disponible.
Concertamos, modificamos o cancelamos citas directamente en la agenda o herramienta utilizada por tu empresa.
Sin un procedimiento específico y una atención telefónica especializada, nuestros tiempos y procesos se verán afectados de forma negativa, haciéndonos perder el control de nuestro negocio.
Atendemos reservas, cambios, cancelaciones y consultas para restaurantes, alojamientos y otras actividades.
Complementamos la atención telefónica con la gestión de mensajes y correos para ofrecer una respuesta coordinada.
Registramos cada comunicación y trasladamos los datos a las personas indicadas para facilitar su seguimiento.
Cubrimos ampliaciones de horario, fines de semana, festivos o atención permanente durante las 24 horas.
Delegar la recepción de llamadas no significa alejarte de tus clientes ni dejar sus consultas en manos de un servicio impersonal. En SVAE definimos contigo cómo debe atenderse cada comunicación y qué información necesitas recibir después de cada gestión.
Nuestro equipo trabaja siguiendo las instrucciones de tu empresa y las adapta a las diferentes situaciones que pueden producirse. Tú decides qué consultas podemos resolver, qué llamadas deben transferirse, cuándo debemos avisarte y cómo quieres recibir la información.
Tu empresa decide cómo atendemos
Antes de comenzar, definimos el saludo, la información que podemos facilitar, los datos que debemos solicitar y la actuación correspondiente para cada tipo de llamada.
Cada llamada queda registrada
Dispones de la información necesaria para conocer quién ha contactado, cuál era el motivo de la llamada y qué gestión se ha realizado.
Recibes los avisos relevantes
Acordamos qué comunicaciones deben trasladarse de inmediato y cuáles pueden incluirse en el seguimiento habitual.
El protocolo puede modificarse
Puedes actualizar horarios, instrucciones, personas de contacto y criterios de actuación cuando cambien las necesidades de tu empresa.
Trabajamos con tus herramientas
Cuando la herramienta y los accesos lo permiten, podemos gestionar citas, reservas o incidencias directamente en la agenda, CRM o plataforma utilizada por tu negocio.
La atención sigue siendo humana
Las llamadas son atendidas por profesionales que conocen las indicaciones de tu empresa. La tecnología facilita la identificación y el registro, pero no sustituye la conversación con el cliente.
Servicios de secretaría virtual adaptados a cada sector
Cada empresa y cada sector recibe llamadas diferentes y necesita una forma distinta de atenderlas. Por eso, en SVAE diseñamos protocolos específicos según el sector, el horario, el tipo de consulta y las gestiones que deba realizar nuestro equipo.
Estas son algunas de las actividades para las que contamos con soluciones especializadas, aunque nos adaptamos a cualquier tipo de negocio
Despachos, notarías, inmobiliarias y abogados
Despachos, notarías, inmobiliarias y abogados
Admistradores de fincas
Admistradores de fincas
Empresas de mantenimiento y servicios 24 horas
Empresas de mantenimiento y servicios 24 horas
Centros sanitarios
Centros sanitarios
Hostelería / restauración
Hostelería / restauración
Alojamientos
Alojamientos
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Teléfono, WhatsApp y email gestionados de forma coordinada
Los clientes ya no utilizan un único canal para comunicarse con una empresa. Pueden realizar una consulta por teléfono, continuarla por WhatsApp o enviar información mediante correo electrónico.
SVAE puede centralizar la atención de estos canales para evitar que una solicitud quede sin respuesta y mantener criterios comunes en todas las comunicaciones.
- Atención telefónica: Recibimos y gestionamos las llamadas de acuerdo con el horario y el protocolo establecidos.
- Gestión de WhatsApp: Respondemos consultas y solicitudes mediante una atención humana, siguiendo el tono y las indicaciones de tu empresa.
- Gestión de email: Clasificamos y respondemos los mensajes que hayas delegado y trasladamos al responsable aquellos que requieran una actuación interna.
Secretaría virtual, asistente virtual y call center: ¿es lo mismo?
Aunque estos conceptos se utilizan a veces como sinónimos, no siempre describen el mismo tipo de servicio.
Un call center suele estar preparado para gestionar un volumen elevado de llamadas mediante procesos más estandarizados. Una secretaría virtual ofrece una atención más integrada en la operativa diaria de la empresa y puede asumir gestiones como citas, reservas, incidencias o actualización de herramientas.
El término asistente virtual es más amplio y puede incluir tareas administrativas que no están necesariamente relacionadas con la atención telefónica.
En SVAE configuramos el servicio para actuar como una extensión de tu empresa. Nuestro equipo conoce tus instrucciones, responde con el nombre de tu negocio y sabe cómo actuar ante cada tipo de llamada.
El servicio de secretaría virtual es adecuado si necesitas:
- Que las llamadas se respondan utilizando el nombre de tu empresa.
- Aplicar protocolos diferentes según cada consulta.
- Gestionar citas, reservas o incidencias.
- Trabajar con una agenda, CRM o herramienta sectorial.
- Cubrir determinados horarios o disponer de atención 24/7.
- Mantener un trato humano y personalizado.
Un servicio que se adapta
a la evolución de tu empresa
Las necesidades de atención no siempre son constantes. Una empresa puede recibir más llamadas durante una campaña, necesitar cobertura durante las vacaciones o ampliar su horario en determinadas épocas del año.
Por eso, el servicio de secretaría virtual se adapta a distintos escenarios:
- Cobertura durante toda la jornada.
- Atención únicamente cuando tu equipo está ocupado.
- Ampliación del horario habitual.
- Atención durante fines de semana y festivos.
- Servicio 24 horas para avisos e incidencias.
- Refuerzo temporal durante campañas o periodos de mayor actividad.
- Cobertura de vacaciones, bajas o ausencias.
- Gestión permanente como recepción externalizada.
Clientes destacados que confiaron en SVAE
Trabajamos con empresas de distintos sectores que necesitan garantizar a sus clientes una atención inmediata y de calidad, sin importar el día ni la hora.
Nuestra experiencia y el trato humano de nuestro equipo nos convierten en un aliado en quien puedes confiar para proyectar una imagen sólida, profesional y siempre disponible.
Acuerdos de colaboración
FAQ
Preguntas Frecuentes
¿Tengo que cambiar mi número de teléfono?
No. Puedes mantener tu número habitual y activar un desvío hacia nuestro servicio durante el horario que hayas elegido. El desvío puede configurarse de manera permanente o únicamente cuando no puedas atender.
¿Cómo sabe vuestro equipo que la llamada es para mi empresa?
Cuando recibimos una llamada, nuestro sistema identifica a qué empresa pertenece. La persona que responde puede consultar el protocolo correspondiente y atender utilizando el nombre y las indicaciones de tu negocio.
¿Podéis utilizar nuestra agenda o programa de gestión?
Dependerá de la herramienta y de los accesos disponibles. Cuando es técnicamente posible y se cumplen los requisitos de seguridad, nuestro equipo puede trabajar con agendas, CRM y programas sectoriales utilizados por el cliente.
¿Se puede contratar únicamente para determinados horarios?
Sí. El servicio puede configurarse para cubrir toda la jornada, determinadas franjas, momentos de mayor actividad, fines de semana, festivos o periodos concretos como vacaciones y campañas.
¿Ofrecéis atención las 24 horas?
Sí. Disponemos de atención 24/7 para empresas que necesitan recibir llamadas, avisos o incidencias fuera del horario habitual. Antes de comenzar, definimos cómo debe gestionarse cada situación.
¿Las llamadas son atendidas por personas?
Sí. Las comunicaciones son atendidas por profesionales que conocen el protocolo de cada empresa. La tecnología nos ayuda a identificar y registrar las llamadas, pero la atención es humana.
¿Qué información recibiré después de cada llamada?
El envío de información se configura según las necesidades de cada empresa. Podemos trasladar los datos mediante la plataforma de gestión, correo electrónico, mensajería u otros procedimientos acordados.
¿Cómo se protege la información de mi empresa y de mis clientes?
Establecemos los acuerdos necesarios para el tratamiento de datos y aplicamos medidas de seguridad adecuadas al servicio contratado. Los accesos y la información disponible para el equipo se limitan a lo necesario para realizar las gestiones acordadas.
Cuéntanos cómo funciona tu empresa, qué tipo de llamadas recibes y qué gestiones necesitas delegar. Estudiaremos tu caso y te propondremos una solución adaptada a tu horario, actividad y volumen de comunicaciones.
Todo lo necesario para mejorar la atención que reciben tus clientes sin ampliar innecesariamente la estructura interna de tu empresa.